Puesta en marcha de una agencia de eventos

18 octubre, 2014
Puesta en marcha de una agencia de eventos

Ogranizacion de eventos deportivos
Aunque parezca que no, todavía quedamos gente con ganas de emprender. Eso sí, si fuera por las ayudas que nos da el Gobierno habría que tirar la toalla. Aunque se les llena la boca diciendo que concede créditos, son demasiadas las pegas que ponen para que esa inyección económica llegue a tu cuenta corriente.

En mi caso, y tras varios años como periodista, decidí poner en marcha una agencia de eventos deportivos. En mi caso aproveche mi experiencia como organizador de torneos de pádel y de vóley playa para comenzar la aventura. Aunque los comienzos fueron duros, si puedo decir que ahora ha merecido la pena. Mi principal ventaja competitiva fue la experiencia de contar con casi 10 años en el mundo del periodismo deportivo.

Esto me permite conocer muchos contactos en los medios de comunicación. El principal elemento innovador fue el poder contar con una agencia de comunicación especializada en deporte, una marca que hasta el momento no existía en el mercado vallisoletano ni regional, donde yo vivo.

Mi cometido, además de ofrecer una solución directa y eficaz al problema de nuestros clientes fue ofrecerles un trato cercano y personalizado, de confianza y comunicación abierta que me permita desarrollar nuestro trabajo de la mejor manera posible, ofreciéndole a cliente no sólo una solución creativa a su problema, sino, a ser posible, un nuevo enfoque moderno y fortalecido de su producto y empresa.

Los eventos son una de las herramientas más importantes de comunicación y marketing, ya que ayudan a reforzar la imagen de marca. Dentro de este apartado incluimos competiciones, ruedas de prensa, conferencias, congresos, clinics o cualquier tipo de celebración. Me viene a la memoria una que realicé en Valladolid con motivo de la Liga Autonómica (LAP), donde juntamos a más de 1.000 participantes. Para daros unas pinceladas os cuento que tuvo que hacer un plan previo de saber cuánta gente iba a venir, buscar un lugar adecuado para la celebración, y que se amoldara a la afluencia de público, contraté azafatas, además hablé con las empresas que publicitaban el torneo para que ofrecieran un pequeño detalle a los invitados, contraté una empresa de impresión digital, en este caso fue Control P Digital, que se encargó de hacer los detalles, camisetas para recordar el evento y además flyyers (pancartas) que puse en la entrada del recinto y durante la gala. La verdad es que es el acto del que más orgulloso estoy.

Y es que ese día puse en marcha las principales características que tiene que tener una agencia de eventos:

  • Establecer comunicación permanente entre la empresa y los clientes.
  • Planificar con la debida anticipación los cronogramas que enumeren cada fase de la organización de un evento.
  • Coordinar la logística de cada evento de acuerdo con las normas de protocolo y ceremonial, ente ellos: el sonido, la iluminación, los escenarios, uso de multimedia, etc.
  • Se incluyen organización de congresos, competiciones, campeonatos, ruedas de prensa, convenciones, conferencias, inauguraciones y clausuras

Como puedes comprobar, una agencia de eventos, en mi caso deportiva, tiene muchas salidas profesionales. Aunque en esta profesión lo más importante es tener contactos. Yo aproveché mi experiencia con federaciones, clubes e instituciones para que me hicieran un hueco en sus agendas a la hora de organizar estos eventos. Está claro que lo peor de la crisis ya ha pasado, o eso dicen nuestros queridos políticos, por lo tanto, ya es tiempo de recoger lo sembrado.

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